Kunskapstips Excel och Office
Tips för dig som vill bli effektivare och få mer gjort vid datorn.
Snygga och proffsiga kalkyler är däremot effektiva. De är tilltalande för ögat och kommunicerar ditt budskap klart och kraftfullt. Dessutom minskar risken för fel, inkonsekvenser och feltolkningar.
Hur vill du att dina kalkyler ska se ut?
Upptäck 12 enkla formateringstrick som förvandlar dina Excel-kalkyler till vackra mästerverk!
1. Utgå gärna från en mall
Om du är osäker på var du ska börja, finns det gott om mallar på nätet. Googla för inspiration.
2. Välj tydliga, läsbara typsnitt
Arial och Calibri är två exempel på typsnitt som ger lättlästa kalkylblad. Skilj gärna på rubriker och text med olika teckensnitt, men använd inte fler än två. Flera typsnitt skapar rörigt intryck.
3. Variera teckenstorleken
Större teckenstorlek för rubriker och underrubriker ger ett mer läsvänligt kalkylblad. Undvik generellt liten teckenstorlek, då det hämmar läsbarheten.
4. Centrera titeln
En centrerad titel ger ett professionellt intryck. Undvik gärna alternativet ”sammanfoga celler” som ofta skapar svårigheter längre fram om du vill lägga till rader och kolumner.
5. Få dina rubriker att sticka ut
Gör dina rubriker tydliga genom att använda versaler, fet text eller större teckenstorlek. Använd dessa grepp med återhållsamhet. Om du försöker få mycket att sticka ut, kommer inget göra det.
6. Vänsterställ texten och högerställ siffrorna
Många centrerar texten i sina kalkyler. Centrerad text ger dock inte ögonen en jämn kant att följa, varför de måste röra sig mer och texten tar längre tid att läsa. Gör istället dokumentet attraktivt och överskådligt genom att justera texten till vänster och siffrorna till höger.
7. Lyft fram viktiga värden med villkorad formatering
Villkorad formatering är en kraftfull funktion som gör att du snabbt kan fästa uppmärksamheten på intressanta värden i en kalkyl. Du kan använda olika teckensnitt, mönster, färger och kantlinjer för celler vars värde ligger innanför eller utanför de gränser du anger. Du hittar funktionen i Format-menyn.
8. Skapa en luftig känsla
Avsaknad av vita utrymmen ger ett trångt och klaustrofobiskt intryck. Det finns flera sätt skapa en luftig känsla i din kalkyl:
- Lämna hela rader och kolumner tomma, börja gärna med rad 1 och kolumn A.
- Ändra kolumnbredden för att skapa luft till texten i intilliggande kolumner.
- Ändra radhöjden för att skapa luft till texten i raderna ovanför och under.
9. Dela av data med skuggning och rutnätslinjer
Om du har mycket data i din kalkyl kan det vara svårt för ögonen att följa med. Detta kan enkelt avhjälpas med skuggning eller linjer runt valda delar av datat. Att skugga alternerande rader är särskilt effektivt, men gör inte skuggningen för mörk så att den konkurrerar med rubrikerna. Lite kontrast är bra, mycket är rörigt.
10. Var återhållsam med färger
Färger kan användas för att belysa viktiga rader eller kolumner, vilket gör kalkylen mer attraktiv och lättare att läsa. Överdriv inte eftersom det kan ge motsatt effekt. Om du använder färger, håll dig till mörk text på ljus bakgrund.
11. Lägg till diagram och bilder
Diagram och bilder gör att din kalkyl ser professionell och tilltalande ut. Om du har flera illustrationer, se till att lägga dem i linje så att de börjar på samma rad.
12. Organisera datat i olika kalkylblad
Om du har mycket data, dela upp det i olika kalkylblad. Ge varje flik ett tydligt namn och intrycket blir välorganiserat och professionellt.