10 tips för bättre protokoll
Tydliga mötesprotokoll är en kritisk del i varje framgångsrik verksamhet.
Genom att fånga beslut och åtgärder blir det glasklart för alla vad de ska göra – så att nya resultat kan uppnås i verksamheten. Med korrekta mötesanteckningar ser du till att den tid och kraft som går till ett möte inte går till spillo.
Här är några tips som snabbt hjälper dig skriva bättre protokoll!
1. Bestäm syftet med protokollet
Stäm av förväntningarna på protokollet med mötesordförande så att du vet vad du ska fokusera på. Ett viktigt syfte är att fastställa beslut och vilka åtgärder som skall vidtas, av vem och när. Ett annat syfte är att protokollet ska vara lätt att läsa och använda.
2. Skapa en mall före mötet
Utgå från dagordningen och lämna utrymme under varje punkt för dina anteckningar. Inkludera följande information:
– Datum och klockslag för mötet
– Syftet med mötet
– Mötesordförande och protokollskrivare
– Fattade beslut
– Tilldelade åtgärder
3. Notera deltagare
Bocka av deltagarna på en lista vartefter de kommer in i rummet eller skicka runt en närvarolista. Be mötesledaren introducera dig till nya ansikten så att du vet vem som säger vad.
4. Fokusera på beslut och åtgärder.
Notera beslut och vilka åtgärder som ska vidtas, av vem och när. Utelämna redogörelser av diskussioner.
Notera inte vem som sagt vad om det inte är uttryckligen efterfrågat eller nödvändigt.
5. Gör ditt protokoll exakt, kortfattat och tydligt.
Inkludera endast relevant information. Håll meningar och stycken korta. Använd rubriker, numrering, punkt-listor, marginaler mm för att göra protokollet lättillgängligt.
6. Håll dig till fakta.
Var objektiv. Undvik personliga iakttagelser eller åsikter. Ju färre adjektiv eller adverb du använder, desto bättre. ”Färglöst ordval” är nyckeln till bra protokoll.
7. Om du är osäker, gissa inte!
Sök alltid förtydligande om du är osäker på vad som beslutats eller vad som ska tas med. Var inte rädd att avbryta – det gagnar alla att protokollet blir rätt.
8. Skriv klart protokollet direkt efter mötet
Färdigställ protokollet medan informationen är färsk i allas sinnen. Om du har frågor, kan du snabbt reda ut det genom att tala med andra deltagare.
9. Referera till bilagor
Om du behöver hänvisa till andra dokument, bifoga dem i en bilaga eller ange var de kan hittas. Lägg inte tid på att försöka tolka eller sammanfatta dem, om du inte uttryckligen blivit ombedd.
10. Be mötesledaren granska protokollet.
Skicka därefter det justerade protokollet direkt till deltagarna. Underskatta inte dessa tips bara för att de är enkla. Nu kan du bidra till resultat i verksamheten genom att de beslut och åtgärder som följer av ett möte inte försvinner eller glöms bort!