5 snabba steg till en tom inkorg i Outlook!

Hur känns det med mail-inkorgen?

Visst vore det skönt med en tom inkorg? Det ger dig kontroll över arbetsdagen, minskar stressen och frigör energi för att fokusera på det som verkligen är viktigt.

Det är faktiskt möjligt.

Vägarna att nå och behålla en tom inkorg är många. Nedan är några grundläggande tips som snabbt tar dig dit och gör det enkelt att fortsätta.

Tips 1. Skapa en frysbox och flytta allt dit

Första steget är att tömma inkorgen. Syftet med detta är att du snabbt ska nå resultat och att du ändå ska känna trygghet i att du har kvar dina gamla mail.

1. Ställ markören på inkorgen eller annan mapp
2. Högerklicka
3. Välj ”Skapa ny mapp”
4. Döp mappen till “Frysbox [dagens datum” (t ex “Frysbox 160818”)
5. Flytta alla mail från inkorgen till frysboxen

Nu kan du pusta ut. Skriv in i kalendern när du ska gå igenom det som kvarstår av frysboxen när du är klar med tipsen nedan. Normalt är det viktigast att gå igenom de senaste två månaderna eller så – övrigt är sällan aktuellt längre i alla fall.

Tips 2. Skapa fyra mappar

Du behöver åtminstone fyra mappar för att hålla ordning i din nya inkorg:

1. Åtgärdas – meddelanden som kräver att du utför en uppgift eller följer upp.
2. Väntar på svar – meddelanden du förväntar dig ett svar på.
3. Delegerat – meddelanden du delegerat till andra.
4. Arkiv – meddelanden du vill behålla. Denna mapp finns normalt redan i Outlook.

Ytterligare två mappar som kanske passar dig:

• Veckogenomgång – meddelanden du inte behöver läsa omedelbart, men du bör granska under veckan.
• Nyhetsbrev – nyhetsbrev du önskar prenumera på.

Om du inte gjort det, är det en god idé att även sätta upp mappar som passar just din arbetssituation. Det kan vara mappar som döps efter t ex produkter, kunder, projekt, avdelningar och viktiga verktyg du använder i arbetet. Ett annat smart grepp är att sätta färger på de olika mapparna efter ett system du tycker om.

Tips 3. Skapa regler som automatiskt flyttar inkommande e-post

Inkorgen kan med fördel ses som en att göra-lista. För att hålla distraktioner borta från din inkorg kan du sätta upp regler som gör att mindre viktiga meddelanden inte hamnar där över huvudtaget.

Regler skapar du med hjälp av guiden Regler och aviseringar. Så här skapar du en regel som flyttar alla meddelanden där ditt namn finns på raden Kopia till en särskild mapp.

1. Välj fliken ”Arkiv”
2. Klicka på ”Regler” > ”Hantera regler och aviseringar” > ”Ny regel” > ”Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot” (under ”Börja med en tom regel”) > Nästa
3. Välj ”När mitt namn finns med i rutan Kopia” under ”Steg 1: Välj villkor” > Nästa
4. Klicka på ”Flytta till mappen med namn” > ”namn” samt markera önskad mapp dit dina e-postmeddelanden där du finns på raden Kopia ska flyttas > Nästa
5. Välj eventuella ”Undantag” > Nästa
6. Nu kan du dels namnge regeln och dels välja att köra regeln genom att bocka i rutan ”Kör denna regel” nu på meddelanden som redan finns i Inkorgen > Slutför.

En annan oumbärlig regel flyttar nyhetsbrev direkt till mappen Nyhetsbrev. Du kan åstadkomma detta genom att sätta upp regeln så att den söker efter t ex ordet “avregistrera” i alla nya meddelanden.

Tips 4. Besluta vad göra med varje meddelande med 4-D-metoden

När du i fortsättningen går igenom din inkorg, bestäm snabbt vilket “D” som gäller.

• Delete (radera) – Radera eller arkivera e-postmeddelanden som är ointressanta direkt. Lägg inte någon energi på beslutet om du ska radera eller arkivera – det är bara slöseri med tid och energi.
• Do (gör) – Om du kan svara på e-postmeddelandet eller utföra en uppgift på max 3 minuter, så gör det med en gång.
• Defer (skjut upp) – Om du är den som bör svara på e-postmeddelandet eller göra uppgiften och den tar mer än 3 minuter att genomföra. Du har nu flera möjligheter. Flytta meddelandet till din mapp Åtgärdas eller dra e-postmeddelandet till kalendern eller till uppgifter. Du kan dessutom högerklicka på flaggan i e-postmeddelandet och lägga till en påminnelse.
• Delegate (delegera) – Vidarebefordra e-postmeddelandet och lämna över ansvaret till en annan person som får slutföra uppgiften.

Tips 5. Påminn dig själv med uppföljningsflaggor

När du får e-post du vill följa upp vid ett senare tillfälle, så kan du använda flaggor med olika toner av rött med tidsangivelser. Detta är ett mycket effektivt sätt att få en påminnelse om dessa meddelanden.

Exempelvis kan du flagga ett meddelande du inte hunnit svara på eller en uppgift du måste kontrollera. Alla flaggade meddelanden visas i Att-göra-fältet både nere till höger i e-posten och i Uppgifter.

Så här flaggar du ett meddelande:

• Högerklicka på flaggan längst ut till höger i det meddelande som du vill sätta en flagga på.
• Välj typ av meddelande-flagga.
• Om du vill bli påmind klickar du på “Lägg till påminnelse” och väljer datum och klockslag.
• Skriv in hur du ska följa upp e-postmeddelandet.
• När datum och klockslag för påminnelsen inträffar öppnas ett påminnelsefönster som du antingen kan stänga eller ändra påminnelsetiden i.
• När du slutfört uppföljningen kan du klicka på flaggikonen så ändras den till en bock.

LYCKA TILL MED DIN NYA VANA!

Bill Larsten, Ansvarig Öppna utbildningar