7 sätt att undvika vanliga Excel-misstag

Vi har sett SÅ MÅNGA Excel-användare göra SAMMA misstag – misstag som slukar arbetstid.

Lär dig undvika dem – och spara massor av tid nu direkt! Som ansvarig för en avdelning kan du spara ännu mer arbetstid om även dina medarbetare undviker dessa misstag.

Misstag 1. Tidspill

Att upprepa samma åtgärd manuellt är mycket vanligt – och helt onödigt. Ex. om du ska ändra format i 13 olika celler och inte kan markera dem i en rad eller kolumn.
Ändra formatet i den första cellen
Upprepa för återstående celler: Ctrl + Y (eller F4)

Misstag 2. Onödigt jobb

En av de vanligaste åtgärderna i Excel är att lägga till och ta bort rader och kolumner. Om du gör detta med hjälp av musen, tar det mycket onödig tid.
Shift + mellanslag – markera en rad.
Ctrl + shift ”+” – lägg till en rad ovanför.
Ctrl + shift ”-” – ta bort raden ovanför.

Misstag 3. Felräkning

Som standard är cellreferenserna i Excel relativa (ex A1). Att inte kunna dra nytta av referenser som är absoluta (ex $A$1) när du kopierar formler är ett kardinalfel!

Varför? Jo, om du inte ändrar formeln till absolut, kommer formeln ändras vid kopiering! Lägg istället till ett dollartecken ($) framför kolumnerna (A och B) och raden (1) så att din formel har absoluta referenser: $A$1+$B$1. Då påverkas inte formeln när du kopierar den. Använd F4 (eller CTRL + Y) för att snabbt växla mellan relativa och absoluta referenser.

Misstag 4. Otydlighet

Att inkludera data i formler (10%*B9) är något du bör undvika. Varför? Det blir svårare att härleda logiken i formeln. Dessutom kan tekniken maskera fel under ytan i kalkylbladet.

Det är mycket smartare dela upp dina beräkningar i olika delar och hålla dataceller (10%) och formelceller (B9) separata så att beräkningar sker i det öppna, där andra användare kan se dem.

Misstag 5. Förvirring

Att dölja kolumner kan vara ett bra sätt att göra en kalkyl tydligare. Problemet är att många gömmer en kolumn genom att markera den, högerklicka och välja göm. Det är då svårt att se att den är gömd när du – eller någon annan – öppnar kalkylbladet en annan gång. Vilket kan skapa onödig förvirring.

Ett proffsigare sätt är att använda funktionen gruppera. Du får då ett plus-tecken som visar dig och andra att kolumnen är gömd – och kan enkelt maximera eller minimera kolumnen:
Ctrl + mellanslag – Markera kolumnen
(Shift + mellanslag för en rad)
Shift + Alt + Pil höger – Gruppera kolumnen
Shift + Alt + Pil vänster – Ta bort grupperingen igen.

Misstag 6. Blandade format

En vanlig orsak till felräkning i Excel är att det finns en kombination av tal- och textformat i samma kolumn. Funktioner som SUMMA och MEDEL struntar i textbaserade uppgifter och räknar således ”fel”.

För att säkerställa rätt resultat behöver du bara ändra dina datavärden till talformat. Små gröna trianglar kommer att uppmärksamma dig på dessa inkonsekvenser i formatering!

Misstag 7. Att gå miste om kraften i Excel

Det finns så många dåliga sätt att analysera data och beräkna summor, antal, medel mm för en uppsättning data.

Det finns bara ett sätt att göra detta extremt effektivt och kraftfullt och samtidigt öppna en massa nya möjligheter. Dessutom håller du dina data separata från din analys. Lösningen heter Pivot-tabell! Lär dig hur skapar en Pivot-tabell på en av våra kurser!

LYCKA TILL!

Bill Larsten
Conferator Kompetens AB